Kundecase

Reisen mot et tilgjengelig nettsted

Da Karlskoga kommune fikk en reprimande fra DIGG, var det klart – mange utilgjengelige PDF-filer måtte fjernes. I stedet for å lappe og fikse, investerte de i en smartere og mer bærekraftig løsning.

04 april 2025

Bakgrunn og utfordringer

Når lovkrav møter virkeligheten

I 2023 gjennomførte Myndigheten för digital förvaltning (DIGG) en inspeksjon av Karlskoga kommunes nettsted. Inspeksjonen førte til at det ble oppdaget flere mangler i den digitale tilgjengeligheten - særlig hundrevis av utilgjengelige PDF-dokumenter. Kommunen sto overfor en stor utfordring: Hvordan kunne man raskt og kostnadseffektivt sørge for at all offentlig informasjon var tilgjengelig for alle?

– Det som først så ut som et enkelt tiltak, med forbedring av kontraster og strukturering av lenker, viste seg raskt å være et omfattende arbeid som strakte seg langt utover overflaten på nettstedet, forklarer Daniel Cullberg, kommunikasjonsansvarlig i Karlskoga kommune.

Utfordringen krevde både strategiske beslutninger og praktiske løsninger.

- Det som først så ut som et enkelt tiltak for å forbedre kontraster og strukturere lenker, viste seg raskt å være et stort arbeid som strakte seg langt utover nettstedets overflate

Daniel Cullberg, kommunikasjonsansvarlig i Karlskoga kommune

Løsning

Nye verktøy og prosedyrer

– Vi innså raskt at vi måtte tenke nytt», sier Daniel Cullberg, kommunikasjonsansvarlig i Karlskoga kommune. Vi kunne ikke bruke enorme ressurser på å tilpasse hver eneste PDF-fil for tilgjengelighet, men samtidig måtte vi oppfylle lovkravene.

I stedet for å bruke mye ressurser på å tilpasse eksisterende PDF-er, valgte Karlskoga kommune en annen vei – å fjerne dem helt. Ved utgangen av 2023 var nettstedet tømt for PDF-er, og kommunen investerte i en ny, bærekraftig strategi for digital tilgjengelighet. Sitevisions smidige funksjoner spilte en avgjørende rolle i overgangen.

Noen trinn i strategien:

Sentrale dokumenter ble konvertert til tilgjengelige nettsider.

Utfyllbare skjemaer ble erstattet av e-tjenester.

En ny arbeidsflyt for publisering ble innført for å sikre at alt nytt materiale oppfylte kravene til universell utforming.

De ansatte fikk opplæring og nye verktøy for å lage tilgjengelige dokumenter direkte i Word.

Plattformen gjorde det mulig for oss å gjøre det:

Lage enkelt tilgjengelige nettsider i stedet for PDF-dokumenter.

Strukturere og optimaliser innholdet slik at det er enkelt å navigere.

Sørge for at alt nytt materiale oppfyller lovkravene ved hjelp av plattformens innebygde støtte for universell utforming.

Lage tydelige arbeidsflyter for ansvarsfordelingen mellom kommunens avdelinger.

Resultat

En mer inkluderende arbeidsplass

Endringen gjorde Karlskoga kommunes nettsted mer tilgjengelig og enklere å bruke - ikke bare for innbyggerne, men også internt. Et annet positivt resultat var at mange tidligere PDF-dokumenter viste seg å være overflødige, noe som gjorde at kommunen både kunne forbedre strukturen og spare ressurser.

– Vi trodde vi skulle få mange spørsmål om hvor PDF-dokumentene var blitt av, men det skjedde nesten ikke. Det var en vekker - hvor mye av det vi publiserte, var egentlig relevant? sier Daniel Cullberg.

Karlskoga kommune har gått fra å se på digital tilgjengelighet som et lovkrav til å bli en naturlig del av arbeidet. Ved å tenke nytt og bruke de riktige verktøyene har de skapt et mer brukervennlig og inkluderende digitalt miljø.