Kundecase

Slik lanserte Borås intranett-appen

Med et klart mål og en smart strategi lanserte Borås Stad sin intranett-app i Sitevision. Resultatet? De når ut til flere ansatte samtidig som de har en sikker kanal for intern krisekommunikasjon.

04 april 2025

Bakgrunn og utfordringer

To behov, én løsning – hvorfor appen ble en realitet

Da Borås Stad bestemte seg for å utvikle en app for internkommunikasjon, var det ikke bare en teknisk løsning som skulle implementeres - det var en helt ny måte å jobbe på og nå ut til ansatte som tidligere hadde begrenset tilgang til informasjon.

For å forstå hvorfor Borås Stad valgte å investere i en app, må vi spole tilbake til 2022, da IT-avdelingen så behovet for en alternativ kommunikasjonskanal i tilfelle driftsforstyrrelser, mens kommunikasjonsavdelingen ønsket å nå ansatte uten tilgang til en datamaskin. Løsningen? Et Sitevision-intranett med sosiale funksjoner, supplert med en app. Et tett samarbeid mellom IT- og kommunikasjonsavdelingen tok form, med Anders Kihl, forretningsutvikler, i en nøkkelrolle.

– «Vi så en mulighet til å bruke en app til å løse flere problemer på en gang. Vi hadde allerede et intranett, men det var hovedsakelig tilgjengelig for embetsmennene ved datamaskinen. Det vi ønsket, var å lage noe som virkelig når ut til alle, også de som jobber ute i felten, sier Kihl.

Løsning

Pilotgruppen – en nøkkel til suksess

Prosjektet startet med en modernisering av intranettet. En mer sosial plattform med profiler, grupper og bedre funksjonalitet ble innført. Dette ble en grunnleggende byggestein for den kommende appen

– Vi visste at hvis vi bare lanserte en app uten en god plattform i ryggen, ville den ikke fungere. Derfor begynte vi med å styrke intranettet, sier Elin Ahlgren, webstrateg i Borås Stad.

Deretter ble det dannet en pilotgruppe med engasjerte testpersoner som bidro med verdifulle tilbakemeldinger og spilte en avgjørende rolle i prosjektet.

– Pilotgruppen kunne se hvilke funksjoner som fungerte bra, og hva som måtte forbedres før vi lanserte appen bredt. Det var et smart trekk, for ellers ville vi ha risikert å møte mye skepsis ved lanseringen, sier Anders.

En viktig del av prosjektet var at pilotgruppen besto av personer fra ulike deler av organisasjonen. For å sikre bred støtte ble det valgt en blanding av ledere, IT-teknikere og kommunikatører, noe som gjorde det lettere å spre budskapet før lanseringen. Og for å få de ansatte til å ta appen i bruk, var det nødvendig med en tydelig lanseringsplan.

– Vi gjorde en stor kommunikasjonsinnsats for å forklare hvorfor appen var viktig og hva den kunne gjøre for brukerne, sier Elin.

Appen ble markedsført gjennom ulike temaer:

«Intranett i lommen» – for å understreke at all viktig informasjon nå var tilgjengelig overalt.
«Personalkatalogen i lommen» – en funksjon som mange satte pris på, fordi den gjorde det enklere å finne og kontakte kolleger.
«Intern krisekommunikasjon» – et viktig aspekt som understreket at appen kunne fungere selv om andre systemer var nede.

96

prosent aktive brukere av appen

REsultat

En app som fungerer både i hverdags- og krisesituasjoner

I dag har Borås Stad over 1916 aktive brukere av appen, noe som er en stor andel av de i organisasjonen som har mobiltelefon (ca. 2000 ansatte). En skikkelig test var i fjor høst da intranettet skulle flyttes til et nytt miljø. Dette innebar at alle brukere ble logget ut og måtte logge inn på nytt. Dette økte til og med antall brukere, noe som var veldig positivt.

Vi ser at appen blir brukt, og at den virkelig fyller et behov, spesielt blant feltpersonalet som tidligere ikke hadde tilgang til intranettet, sier Elin Ahlgren. En annen stor fordel er at appen har blitt en sentral del av kommunens krisekommunikasjon.

– Hvis det vanlige IT-miljøet vårt er nede, fungerer appen fortsatt. Det er betryggende å vite at vi kan nå nøkkelpersoner selv om det skulle oppstå tekniske problemer, sier Anders Kihl.

Borås Stad ser nå frem til å videreutvikle appen og tilpasse den enda bedre til brukernes behov.

– Akkurat nå jobber vi med å undersøke og teste ut publikumsstyrt publisering av nyheter, men også hvordan vi kan utvikle varslingsfunksjoner for å nå bedre ut til ulike målgrupper, sier Elin.

«– Hvis det vanlige IT-miljøet vårt er nede, fungerer appen fortsatt. Det er betryggende å vite at vi kan nå ut til nøkkelpersoner selv ved tekniske problemer.»

Anders Kihl, forretningsutvikler i Borås Stad