Kundecase

Prevas nye intranett – like mye areal som innhold

Med 800 ansatte fordelt på mer enn 20 steder i Sverige, Norge og Danmark – og med konsulenter ute på oppdrag hos kunden – hadde Prevas nye intranett et klart formål. Å være et samlingsområde som oppfyller behovene til mange ulike ansatte.

08 juni 2022

Bakgrunn og utfordring

Prevas nye intranett skulle være både lett tilgjengelig og personlig tilpasset. I tillegg var ønsket blant de ansatte at de enkelt kunne nå ledelsessystemet via intranettet. Noe som også var viktig for organisasjonens redaktører, som ellers så behov for å oppdatere informasjon to ganger. Og når det gjaldt innhold, var det like viktig som design. Innholdet skal være oppdatert og relevant – designet skal være moderne og brukervennlig. Ambisjonen var å skape et intranett å være stolt av

På startsidan finns personaliserat innehåll som nyheter och integrationer mot Office-paketet. Därtill finns även en modul med nya kollegor och länkar vidare till andra system , exempelvis Slack och Teams. Genom att klicka på menyikonen kan man komma vidare till andra områden som news, om Prevas och min anställning.

Smidig prosjekt

Å sette sammen et sterkt, dedikert team ble starten på alt. Helena Lundin, kommunikasjonssjef i Prevas, forteller:

– Sammen med Webstep og Simplitude innledet vi et kreativt samarbeid. En stor utfordring var å begynne med blanke ark, og veldig raskt innså vi at en smidig arbeidsmåte ville være den beste veien fremover. På felles arbeidsområder skisserte vi ideer som skulle løse behovene for et nytt intranett. Ideene tok vi deretter videre til design og innhold. Gjennom hele prosjektet har vi hatt et åpent sinn og siktet mot å oppnå noe nytt, friskt og moderne. Som prosjektleder følte jeg meg trygg hele veien.

– Vi bruker Sitevision til det eksterne nettstedet og bestemte oss raskt for å bygge intranettet på samme plattform. Sitevision er brukervennlig og enkelt å invitere nye redaktører til. Vi følte oss komfortable fra starten av, og slapp bruke energi på å bli kjent med et nytt produkt.

Helena Lundin, kommunikasjonssjef i Prevas

Løsning

Personlig tilpasset fra starten

Med Prevas nye intranett – som etter en populær konkurranse internt fikk navnet Hello Prevas – får den besøkende en personlig opplevelse fra starten av. Startsiden er nemlig tilpasset etter region og rolle. Der møtes den ansatte av målgruppetilpassede nyheter , integrasjoner mot e-post, kalender og filer – og naturligvis lenker til andre viktige systemer.

Nå trenger ikke de ansatte lenger å lure på hvor de finner informasjon om hvordan man varsler kontoret, hvilke ansettelsesvilkår som gjelder eller hvor materialet som er rettet mot ledere finnes. Alt er tilgjengelig og vises avhengig av hvem du er og hvor du jobber.

Sterkt og smart søk

Kvalitetsstyringssystemet (QMS i Sharepoint) er også integrert i søkefunksjonen. På denne måten behøver ikke den samme informasjonen å finnes på flere steder med risiko for at gamle versjoner er publisert og glemt. Og det blir enkelt å søke og finne ting. Søketreffene kommer fra både innhold i Sitevision og ledelsessystemet.

For å gjøre det tydelig, deles søketreffene opp i ulike kategorier: personer, innhold, dokumenter og ledelsessystem. Under hele prosjektet var det stort fokus på UX, og en viktig del var at nettopp søketreffene skulle være enkle å få oversikt over.

– Selv om ikke alt hører hjemme på intranettet, finner de ansatte veien til andre systemer eller verktøy derfra. Det nye intranettet er et samlingspunkt som vi alltid kan peke på, «Gå dit, så finner du det du leter etter». Og gi oss tilbakemelding hvis du mangler noe, skyter Helena inn.

Resultater

Heiarop og liker-klikk

Da Hello Prevas ble lansert i desember 2021, ble det mottatt med mange heiarop og stort engasjement. Men jobben stoppet ikke der. For å fortsette å samle inn tilbakemeldinger og forbedre intranettet, har alle sider en «liker»-funksjon der besøkende kan gi tommel opp eller tommel ned og sende med en kommentar. En funksjon som brukes og som i stor grad bidrar til å gjøre intranettet snedigere.

Hva skjer nå?

Jo, nå er det på tide at Prevas gjennomgår det eksterne nettstedet. Prosjektet er allerede i gang, og det låner en del godbiter i form av design og andre elementer fra intranettet ... Spennende!